１．当社（以下、「乙」という）は、株式会社保険管理事務所（以下、「甲」という）との個別提携契約に基づき、損害保険ジャパン株式会社の定める代理店業務分担スキームを円滑に遂行し、本目的を実現するため、次の範囲で顧客の個人データ（個人情報保護法第16条第3項に定める個人データをいい、以下同じ。）を共同利用し、個人情報保護法その他の関連法令およびガイドライン等を遵守し、個人情報を適正に取り扱うものとする。
(1) 共同利用する個人情報の項目
氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、性別、保険契約に関する情報（契約の種類、保険金額、保険期間、保険料、保険契約の状況など）、家族構成に関する情報、その他、保険募集および保険契約管理に必要な情報またそれに付随する情報。
(2) 共同して利用する者の範囲および共同利用の枠組み
甲、乙
(3) 共同利用する者の利用目的
お客さまへの最適な保険商品のご提案、保険契約に関する各種手続きのご案内および甲から乙に対する業務サポート、保険契約の維持・管理、お客さまへのサービス品質向上のための甲から乙に対する業務サポートおよび満期管理・代理店業務に関するアドバイス（甲が乙に対して行う）、その他、上記に付随する業務
(4) 個人データの管理について責任を有する者
- 甲：株式会社保険管理事務所
- 住所：埼玉県 草加市 高砂 ２－２－３２ 浅古ビル３階
- 代表者：代表取締役 松井 宏二
- 個人データの管理責任者：松井 宏二
- 個人情報取扱責任者：松井 宏二
- 問合せ担当者：松井 宏二
- 連絡先：048-924-5941
- 乙：アコス株式会社
- 住所：埼玉県 草加市 高砂 ２－７－１
- 代表者：代表取締役 瀬戸 百合子
- 個人データの管理責任者：瀬戸 百合子
- 個人情報取扱責任者：瀬戸 百合子
- 問合せ担当者：鈴木 一美
- 連絡先：048-922-7000
また、上記内容に変更が生じた場合、速やかに相手方に書面または電磁的方法により通知するものとし、当該通知をもって変更後の情報が有効となるものとする。
(5) 共同利用する個人データの取扱いに関する事項
- (a) 安全管理措置
- ①組織的安全管理措置：個人データの取扱いに関する責任者の設置、個人データの取扱状況の定期的な点検、漏えい等が発生した場合の報告連絡体制の整備
- ②人的安全管理措置：従業員に対する個人情報保護に関する研修の実施、秘密保持に関する誓約書の取得
- ③物理的安全管理措置：個人データを取り扱う区域の入退室管理、個人データを取り扱う機器の盗難・紛失防止
- ④技術的安全管理措置：個人データへのアクセス制限、不正アクセス防止のための措置（ファイアウォール、ウイルス対策ソフト等）、個人データの暗号化
- (b) 目的外利用等の禁止
個人データの漏えい等防止のため、甲および乙は、個人情報保護法および関連法令を遵守し、共同利用する個人データを適切に管理するものとし、以下の安全管理措置を講じるものとする。
甲および乙は、共同利用する個人データを、第3号に定める利用目的の範囲を超えて加工、利用、複写、複製、または第三者提供してはならない。
(6) 共同利用に関する違反時の措置
- (a) 甲および乙は、個別提携契約に定める個人データの取扱いに関する取決めに違反する事実を発見した場合、速やかに双方および損害保険ジャパン株式会社にその旨を通知する。
- (b) 甲または乙は、相手方が本条の規定に違反した場合、当該相手方に対し、相当の期間を定めてその是正を求めることができる。是正がなされない場合、または重大な違反があった場合、甲または乙は、個別提携契約に定める共同利用を一時停止または解除することができる。この場合、第9条の規定に従い損害賠償責任を負うことがある。
(7) 共同利用する個人データに関する事件・事故発生時の報告・連絡
- (a)甲または乙は、共同利用する個人データに関する漏えい、滅失、毀損等の事故が発生した場合、速やかに事故の概要、事故の原因、影響範囲、対応状況を相手方に報告する。
- (b)甲または乙は、個人情報保護委員会への報告および本人への通知等、法令に基づき必要な措置を講じるとともに、相互に協力して、被害の拡大防止、原因の究明および再発防止策の策定・実施に努めるものとする。
(8) 共同利用終了後のデータの返還、消去、廃棄
共同利用終了後、甲および乙は、速やかに個人データを相互に返還または安全な方法で消去・廃棄するものとし、その結果を書面にて相互に報告するものとする。
(9) 共同利用を終了する際の手続
甲または乙は、共同利用を終了する際は、60日前までに相手方に対し書面にて通知するものとする。